Een vlotte implementatie, zoals een AFAS Live show

Stichting ZZG zorggroep snel van start met OCC | Gateway

Drie dagen. Zo kort duurde de installatie en implementatie van de nieuwe intramurale zorgoplossing o.b.v. de OCC | Gateway bij woonlocatie Waterrijk van ZZG zorggroep in Nijmegen. Het was plug & play. Dit dankzij een slimme projectmethodiek van Eurocom, waarbij we het installatieproces aanvliegen, écht waar, als een AFAS Live show. Niet zo gek: een aantal teamleden binnen Eurocom heeft namelijk veel ervaring in de muziekindustrie en op het podium.

Een verouderd systeem waar men weinig vertrouwen in had en dat zorgprofessionals te weinig ondersteunde en de cliënt niet de mate van vrijheid gaf die zij verdiende, was voor ZZG de reden om op zoek te gaan naar een nieuwe zorgoplossing. ZZG is één van de zorgorganisaties in Nederland die als eerste gaat werken met de nieuwe, evolutionaire oplossing van Eurocom gebaseerd op OCC | Gateway. Hiermee is een belangrijk stap gezet naar een nieuwe manier van werken en leven. De nieuwe zorgoplossing zal gebruikt worden voor alarmering, monitoring, toegangscontrole en leefcirkels. De functionaliteiten worden fasegewijs in gebruik genomen, zodat medewerkers de tijd hebben om te wennen aan alle toepassingen: van alarmering naar monitoring. En in de toekomst kunnen er meer zorgtoepassingen toegevoegd worden. Het is bovendien een oplossing die ZZG kan gaan opschalen naar andere locaties.

Zo min mogelijk verstoring

Waterrijk is een locatie met 24 appartementen en vier gezamenlijke woonkamers. In alle ruimten installeerden we randapparatuur(o.a. microfoons, luidsprekers) die bijdragen aan veiligheid en vrijheid van bewoners. Deze randapparatuur hebben we aangesloten op de OCC | Gateway. De klant stelde als eis dat de implementatie moest plaatsvinden met minimale verstoring voor zorgprofessionals en bewoners. Dat begrijpen we uiteraard. Daarom ontwikkelden we een aanpak voor een razendsnelle implementatie. Dat we deze keer zelf installeren is nieuw omdat we normaal gesproken juist voor verpleeghuizen werken met vertrouwde implementie partners. We deden dit omdat het hier gaat om een volledig nieuwe oplossing en we de werkwijze wilden vastleggen. Hierdoor begrijpen wij onze partners nog beter en kunnen wij hen beter faciliteren met onze healthcare techoplossingen op het gebied van zorginfra, eHealth, installaties, beheer en monitoring.

Complete testopstelling

De OCC | Gateway is een makkelijk te configureren en te installeren product, net als de randapparatuur. Maar ieder nieuw product vraagt om een nieuwe projectmethodiek en een gedegen aanpak en voorbereiding. Om het project technisch goed te kunnen uitvoeren, maakten we een splitsing tussen de basale voorzieningen voor veiligheid en de voorzieningen die te maken hebben met de persoonlijke vrijheid van bewoners. Vervolgens bouwden we bij Eurocom een complete testopstelling gebaseerd op de blueprint van ZZG’s Waterrijk

Hiervoor was een belangrijke rol weggelegd voor Marcel Schellekens. Hij werkt al dertig jaar in de licht- en geluidstechniek voor evenementen. Met die kennis ging hij samen met Eurocom-collega’s aan de slag. “We bouwden de testopstelling op basis van een checklist van de volledige ICT-omgeving. Op deze checklist stond waar het systeem aan moet voldoen. We programmeerden de server met alle 24 kamers en de vier woonkamers. Daarna bouwden we de opstelling en testten we elke functionaliteit gedurende een aantal dagen. We testten ook de ontruimingsinstallatie CQ-Net UMI. Hoelang blijft deze werken als de spanning wegvalt?”

Heldere instructies voor monteurs

Alles werkte en alles voldeed aan de wettelijke eisen. Eurocom gebruikte de voorbereiding ook om alles goed te documenteren. Wat moet waar? Welke functionaliteiten moeten er als eerste worden geïnstalleerd? Alles werd nauwkeurig vastgelegd in een stappenplan en op een plattegrond, zodat voor de monteur duidelijk was waar welke gateway moest komen.

Plug & play implementatie

De volgende stap was de plug & play implementatie bij Waterrijk. Marcel: “Welvaarts Elektro had al het voorbereidende werk gedaan: het trekken van de kabels en het installeren van onder meer de deursensoren en de oproepknoppen. Op maandagochtend richtten we de serverruimte in. En maandagmiddag installeerden we alle gateways. Dinsdag plaatsten we de 3D Smart Beacons. Toen was de klus technisch klaar, in slechts anderhalve dag.”

Verbeterpunten

De nieuwe zorgoplossing draaide vervolgens een tijdje parallel met het oude verpleegoproepsysteem van de locatie Waterrijk. Dat gaf OCC | Partner Consyst, beheerpartij voor Waterrijk die het stokje overneemt van Eurocom, de tijd om de geïnstalleerde oplossing goed te analyseren. Hieruit kwam een aantal verbeterpunten. Het ging om zaken die bij de OCC | Gateway net even anders werkten dan bij de NetBOX 3.

Uitrol van nieuwe functionaliteiten

Het was de bedoeling dat de medewerkers de nieuwe zorgoplossing fasegewijs in gebruik zouden nemen. Elke dag zou er één woongroep live gaan. Maar al gauw bleek dat het soepeler verliep dan verwacht, dat werd besloten alle woongroepen versneld live te zetten. Daarmee beschikt de locatie Waterrijk nu over de volgende veiligheidsfuncties: het verpleegoproepsysteem, de mogelijkheid van audio op de kamer (spreken, luisteren, akoestisch monitoren), mobiele alarmering met positiebepaling en dwaaldetectie, activiteitsmonitoring en deurmonitoring.

Adoptie door medewerkers

Een soepele overgang naar een nieuwe zorgoplossing valt of staat met de mate waarin de mensen op de vloer, de zorgmedewerkers, het concept kunnen en willen omarmen. Verandering heeft tijd nodig, zeker als het gaat om technologie. Eurocom, Consyst en ZZG besteden daarom in deze fase veel aandacht aan de adoptie van de nieuwe zorgoplossing en bijbehorende toepassingen. Hiervoor maakte Eurocom o.a. een aantal instructievideo’s voor de eindgebruikers. Toegankelijk in het eigen OCC | Service Portaal. Met name handig voor de zorgprofessionals die vanwege ploegendienst of vakantie niet bij de instructiesessie aanwezig konden zijn. Er zijn regelmatig evaluatiemomenten tussendoor, want ook in de komende periode blijven we onze methodiek finetunen.

Wilt u meer weten over de OCC | Gateway én de nieuwe evolutionaire zorgoplossing? Boek een inspiratiesessie!